Venerdì 8 aprile un altro successo per il Branch ERM
Che è riuscito a suscitare interesse e coinvolgimento nel pubblico presente in sala. 94 persone effettive hanno partecipato e interagito su un argomento molto attuale quello della comunicazione virtuale in contesti multiculturali.
L’apertura dell’evento è stata gestita da Marco Fini, decisamente all’altezza alla sua prima apparizione sul palco del Branch, poi è stata la volta di Roberto Pancaldi (co partner organizzativo) che ha illustrato l’organizzazione e la crescita di Adecco Formazione indicando un posizionamento su mercato abbastanza preciso in relazione alle altre scuole di formazione loro concorrenti.
Poi sono seguiti gli interventi di contenuto:
a Gianmarco Antonelli l’opportunità di disegnare il contesto dei virtual team con un focus particolare sul confronto tra le dinamiche di gestione di un team tradizionale rispetto a quelle di un team virtuale;
ad Enrico Perazzolo (Unicredit) la prima testimonianza aziendale su come la comunicazione virtuale abbia preso piede abbastanza naturalmente all’interno di 
Unicredit partendo prima dai “piani alti” per poi approdare ad ogni scrivania operativa attraverso lo strumento office communicator di microsoft
poi è stata la volta di Paola Botti (Tetrapak) che ci ha sorpreso con la semplicità e positività con cui ha portato una ventennale e
sperienza in una tra le aziende più innovatrici del nostro territorio. In questo caso i virtual team sono la realtà quotidiana sia all’interno dell’azienda sia quando al loro interno si innestano elementi multiculturali.
Dopo il coffee break è stata la volta di Emanuela Gugnelli che ha concentrato il suo intervento sulle diversità culturali: dando sia un contributo teorico con il modello di Geert Hofstede sia un contributo pratico portando la sua esperienza nella gestione di un team di sviluppo indiano.
Ha chiuso la giornata Davide Raitano che ha illustrato il percorso fatto dalla divisione ICT di CRIF negli ultimi anni per gestire un’azienda che in soli 4 anni ha raddoppiato il proprio fatturato puntando sui mercati internazionali e seguendo la via della crescita per acquisizioni.
Una menzione particolare per Anna Piacentini che ha pubblicato in diretta su twitter i commenti sui vari interventi.
Grazie a tutti i partecipanti…
Gianmarco Antonelli
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ModenaIN in CRIF con il PMI: Emanuela Gugnelli condivide, insieme a Tetra Pak, la sua esperienza con l’India nei virtual team
Alle 14.30 è iniziato l’evento del PMI – di cui siamo partner – ospiti di CRIF – leader in Italia nelle soluzioni a supporto dell’erogazione e gestione del credito retail ma, grazie alle competenze acquisite in più di 20 anni di attività su mercati altamente competitivi, è il primo gruppo nell’Europa continentale nel settore delle credit information bancarie e uno dei principali operatori a livello internazionale nei servizi integrati di business & commercial information e di credit & marketing management. Oggi oltre 1.700 banche e società finanziarie nel mondo utilizzano direttamente i suoi servizi.
Il tema della giornata è estremamente interessante: lavorare in collaborazione con team di competenze globali mantenendo ideazione e controllo dall’Italia.
Ma quali sono i vantaggi?
Gian Marco Antonelli apre la giornata sottolineando che non si tratta solo di risparmio economico ma anche di tempestività e soprattutto ampliamento delle competenze.
Ma quali sono le regole di costruzione di un Virtual Team?
Rischi:
1. assenza di un contesto aziendale
2. assenza delle informazioni del para verbale: moltissimi messaggi sullo sviluppo del lavoro vengono trasmessi non con le parole ma con gli atteggiamenti (pensate poi a quanto parliamo noi italiani solo con i gesti!)
3. difficoltà di trasmettere valori aziendali, consuetudini aziendali
Nonostante tutto ci sono aziende che stanno utilizzando questo approccio per cui oggi siamo qui a scoprirne i vantaggi!
Ma come valutare la performance di un team virtuale? – BALANCE SCORECARD – Misure di processo – condividere le misure del project plan.
Ma quali sono le responsabilità di un PM nell’ambito dei virtual team? – trasferimento delle informazioni – verifica della reale comprensione del desiderata
L’esperienza UNICREDIT nell’ambito HR virtual team
Visto la distribuzione sul territorio delle sedi hanno iniziato a testare il sitema OCS (tecnologia microsoft assimilabile a skype) per la comunicazione ovvero per l’organizzazione di riunioni.
Dato il successo e l’efficacia del sistema hanno deciso di dare a tutti webcam e il sistema. Indubbiamente gli incontri in presenza sono più efficaci sotto il profilo soprattutto dello stimolo al brainstorming, ma il vantaggio in termini di riduzione di tempi e semplificazione nell’organizzazione la rendono una modalità molto interessante e diffusa.
Come si utilizza nello sviluppo di un progetto? In linea generale la policy è quella di fare un primo incontro di progetto fisicamente per favorire la creazione del team, durante il progetto vengono utilizzati gli strumenti a distanza, il progetto si chiude sempre in presenza.
L’avvio con il contatto fisico è ancora importante per garantire un engagement delle persone. Ancora non è possibile affidarsi completamente allo strumento a distanza senza rischiare di abbassare l’efficacia nel progetto.
La visione Tetra Pak sul tema Virtual Team
Tetra Pak da anni lavora sui temi green tra cui la riduzione degli spostamenti ed in particolare l’utilizzo degli arei.
In quest’ottica non possono che sponsorizzare l’utilizzo della tecnologia per abbattere l’impatto ambientale.
Ma come fare a creare la fiducia nel team quando le persone coinvolte potrebbero non essersi mai viste?
1. Prima di tutto dobbiamo darci un obiettivo comune, con regole chiare e condivise. Mentre è abbastanza chiaro che ogni membro del team deve sapere bene quale è il suo contributo mentre non è detto che debba sapere tutto lo scenario di progetto.
E’ invece importante che ogni membro si senta “ingaggiato” nella realizzazione dell’obiettivo finale.
1. Diamo obiettivi SMART: specifici, misurabili, Accettati/condivisi, rilevanti, tempificati
1. I membri devono copriere tutte le competenze richieste
1. Utilizzare la matrice RACI (responsabile, approvatore, consultato, informato)
In ogni caso il primo incontro di avvio deve avvenire in presenza fisica. Allo stesso modo anche in occasione dei traguardi intermedi rilevanti è consigliato l’incontro fisico. Se non è possibile farlo con tutto il team, il PM deve girare sulle sedi più lontane mantenendo l’incontro fisico tra quelli più vicini.
Nel kick off meeting è importante instaurare una relazione anche sul profilo personale: la presentazione dei team member dovrebbe pertanto coinvolgere anche su un piano umano e non solo di ruolo professionale.
Le regole di ingaggio e di collaborazione devono essere definite in modo partecipativo. Questo aiuta a seminare le basi per il rispetto reciproco.
Ecco il momento della nostra Emanuela Gugnelli che racconta la sua esperienza di collaborazione con team di sviluppo indiani per la realizzazione di e-book per ipad.
Uno dei primi punti affrontati da Emanuela è l’analisi delle differenze culturali:
1. distanza dal potere: ovvero ogni cultura ha un approccio differente al potere e quindi una diversa sensibilità al rispetto delle gerarchie
2. individualismo vs. collettivismo
3. mascolinità ovvero l’atteggiamento verso la diversità di genere
4. atteggiamento verso l’incertezza
5. dinamismo confuciano ovvero “visione a lungo termine“: capacità di perseverare in qualcosa indipendentemente dalla influenze/approvazioni esterne.
Le variabili che entrano in gioco:
a. la lingua in team globali diventa il “globish” questo ci porta a perdere le sfumature e la precisione. ecco perché è meglio usare la parola scritta rispetto la voce. Sulla scritta possiamo aiutarci con le “emoticons” che permettono di recuperare le sfumature.
b. in certi paesi non si può dire “no” quindi i “si” vanno interpretati per capirne le sfumature verso il maybe e il no.
c. qualità: non abbiamo sempre la stessa concezione di qualità. Meglio partire con attività minime per poi individuare i parametri di soddisfazione reciproca.
Cosa ha rilevato?
1. apprezzamento per le attività ripetitive
2. bassa propensione alla consulenzialità
3. alta tendenza alla “compiacenza” (ergo rischio di bassa affidabilità se non guidati)
Per evitare di incorrere in stereotipi errati: – europeo “ecco lo schiavetto!” – indiano “ecco il ricco pollo da spennare!” occorre basare la relazione su CORRETTEZZA e CHIAREZZA. Vanno quindi creati/negoziati rapporti di fiducia.
Tra gli strumenti predilige i software di PM collaborativi che permettono la responsabilizzazione. Tra questi predilige ClockingIT sviluppato da un finlandese.
Oltre a skype viene usato anche Gtalk perchè permette di utilizzare mail e chat in diretta.
Anna Piacentini
ModenaIN 